In de vorige twee nieuwsbrieven heb ik over het belang van gemotiveerde medewerkers geschreven en hoe gemotiveerde medewerkers te krijgen.

Één van de belangrijkste instrumenten om gemotiveerde medewerkers te krijgen is wanneer zij feedback krijgen van hun leidinggevende én elkaar feedback kunnen geven! Een praktische handleiding daarvoor treft u hieronder aan!

Als volgens de feedbackregels gehandeld wordt, wordt voorkomen dat de ander boos of verdrietig wordt. Als feedback op een onhandige manier wordt gegeven, bestaat namelijk een groot risico dat de persoon boos wordt. De feedback heeft dan totaal geen effect, en vaak zelfs een geheel ongewenst effect. Dit kan volgens vaste regels gebeuren, zodat het niet kwetsend zal zijn. Deze regels zijn:

• Noem eerst iets positiefs dat verband houdt met het onderwerp.

• Zeg objectief wat er gebeurde waar je kritiek op hebt, spreek daaruit vanuit jezelf (in ‘ik zinnen’).

• Vermijd het woord ‘maar’, zeg niet: ‘Ik vond dat je het goed deed, maar je bent wel te veel aan het woord geweest’.

• Zeg in plaats daarvan ‘Ik vond dat je het goed deed. Ik zag dat je veel aan het woord was’, of zeg bijvoorbeeld: ‘ik hoorde jou zeggen dat....’

• Vertel wat hiervan het gevolg was, spreek ook vanuit jezelf. Bijvoorbeeld: ‘dat had tot gevolg dat ik me ongelukkig voelde omdat ik mijn onderwerpen niet kon noemen....’

Geef een suggestie hoe dit beter zou kunnen. Bijvoorbeeld ‘als je tussendoor had gevraagd of anderen nog iets wilde opmerken dan had ik me daar beter bij gevoeld’.

Degene die de feedback ontvangt hoort - alweer volgens deze regels - niet in de verdediging te gaan of excuses te berde te brengen. De persoon zou moeten aangeven dat hij het begrijpt, en indien nodig verduidelijking moeten vragen.


Sommigen zeggen: feedback is een cadeautje. Het is moeilijk om het te geven, en ook moeilijk om het werkelijk te ontvangen.


Voorbeeld
Werkelijk verkeerde feedback is:

‘Jij maakt echt altijd dezelfde fouten!’ (als een collega bijv. weer wort met een t heeft geschreven)

Een goede feedback in dit geval zal zijn:

‘Je hebt een mooi stuk geschreven’ (begin positief)
‘Ik lees hier wort met een t in plaats van wordt’ (wees concreet en praat vanuit jezelf).
‘Ik denk dat onze klant het storend vindt dat deze fout daar staat’ (geef de gevolgen aan)
Geef nu de collega de kans op een antwoord.
Bron Wikipedia



Criteria waaraan feedback moet voldoen:

• Moet betrekking hebben op waargenomen en aanwijsbaar gedrag;

• Wees zo feitelijk mogelijk;

• Moet een beschrijving zijn en geen interpretatie of oordeel;

• Moet specifiek zijn en niet algemeen > alleen van toepassing op dit gedrag in deze situatie;

• Tijd tussen gedrag en feedback moet zo klein mogelijk zijn > geen ouwe koeien uit de sloot halen!

• De ontvanger moet iets kunnen doen met de info > er moeten leermogelijkheden zijn;

• Formulering moet uitnodigend zijn om op te reageren;

• Praat alleen namens jezelf en niet namens ‘de groep’.
  

Richtlijnen bij het geven van feedback:

• Neem de tijd om je feedback te formuleren, schrijf het eerst op om te kunnen controleren of het aan de regels voldoet;

• Spreek in ik-vorm. ‘Ik zag, hoorde, merkte…’ Niet starten met ‘jij….’ Dit lijkt meteen een beschuldiging of veroordeling.;

• Wees duidelijk en concreet baseer je feedback op zintuiglijke waarnemingen: 'ik zag dit' en 'ik hoorde dat';

• Geef concreet aan wat moet veranderen;

• Geef feedback over het gedrag van de persoon en niet over de persoon zelf;

• wees positief kritisch: a. wat kan beter; b. wat heeft de ander goed gedaan;

• Beschrijf je eigen gevoel;

• Beschrijf wat het effect van het gedrag op jou was;
  

Richtlijnen bij het ontvangen van feedback:

• Spreek in de ik-vorm;

• Vraag om verduidelijking;

• Vraag wat de ander wil;

• Wat je ontvangt gaat over je gedrag en niet over je persoon;

• Sta open voor gegeven feedback;

• Ga niet in discussie;

• Schiet niet meteen in de verdediging/aanval
  

Wat moet je doen om feedback geven en ontvangen te leren aan je medewerkers?

• Regelmatig bespreken in het werkoverleg;

• Hang de feedbackregels op het prikbord;

• Maak het een vast onderwerp in functionerings- en POP gesprekken:

• Maak ze onderdeel van de gedragscode;

• Oefen regelmatig;

• Spreek mensen erop aan!

• En..... uiteraard, geef zelf het goede voorbeeld en pas de feedback regels toe!

De feedbackregels kunt u hier in handig pdf formaat downloaden.

Dringend verzoek Geef de handleiding aan uw middenkader en medewerkers!

Wilt u ook middenkader en medewerkers in uw bedrijf of instelling die feedback kunnen geven en ontvangen? Bel dan NU 06-30544427 of mail jeroen@engelaer.com om dat te realiseren!

U kunt zich hier aanmelden voor de gratis nieuwsbrief

Als u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen klik dan hier

Uw reactie op deze nieuwsbrief wordt zeer op prijs gesteld! Stuur een e-mail

Als u anderen kent voor wie deze nieuwsbrief interessant kan zijn stuur hem dan door! En bij voorbaat dank daarvoor!