Ik wens je het allerbeste voor 2010. Dat het maar een leerzaam jaar mag worden!

Leren doe je bijvoorbeeld door de tips uit mijn nieuwsbrief eens uit te proberen. Deze keer gaat de nieuwsbrief over hoe je efficiënter om kunt gaan met e-mail.

Leren doe je ook door af en toe eens een van mijn praktische workshops te volgen! In slechts drie uur leer je alle ins & outs over specifieke managementonderwerpen als timemanagement, werken met Outlook, motiveren van medewerkers, doelen voor je afdelingsplan, hoe je jouw medewerkers meekrijgt in veranderingen, etc. Je krijgt handreikingen waarmee je meteen aan de slag kunt. Voor de kosten hoef je het niet te laten, deze zijn voorlopig ook in 2010, slechts € 70,- exclusief BTW. En uiteraard is de unieke niet goed geld terug  garantie op alle workshops van toepassing! Lees hier meer over de workshops en schrijf je meteen in!

Wil je een workshop toegesneden op je eigen organisatie voor meerdere collega's? Ik verzorg uiteraard ook incompany workshops.

De geplande workshops voor de komende maanden zijn:

·         Hoe verminder ik echt het ziekteverzuim op mijn afdeling? op woensdag 27 januari 2010 in Aristo Amsterdam;

·         Veranderingsgezinde medewerkers, een illusie? Op maandag 8 februari 2010 in Aristo Utrecht;

·         Hoe maak ik meetbare doelen voor mijn jaarplan? op woensdag 3 maart 2010 in Aristo Amsterdam;

·         Efficiënter werken met Outlook op donderdag 1 april (nee, geen grap) 2010 in Aristo Utrecht.

Nieuw! Studiebegeleiding door Jeroen Engelaer. Volg je een managementopleiding en heb je wat extra ondersteuning nodig? Klik hier voor meer informatie.

Nieuwsbrief Efficiënt omgaan met e-mail

Ontvang en verzend je veel e-mail? Kost het verzenden en lezen jou ook veel tijd? Ga de e-mailtips uit deze nieuwsbrief toepassen en je zult gegarandeerd sneller met je e-mail klaar zijn!

E-mail wordt veelal verzonden met Microsoft Outlook. Een fantastisch programma waar je ontzettend veel werkplezier van kunt hebben als je het effectief inzet. E-mail kan echter ook je leven gaan beheersen. Sommige mensen ontvangen meer dan honderd e-mails op een dag. Lezen van al deze e-mails is vaak niet voldoende, er moet ook nog actie op volgen. Bij dergelijke hoeveelheden e-mails is het écht noodzakelijk daar systeem in aan te brengen, anders zul je letterlijk ‘verzuipen’ in de e-mails!

Hieronder tref je een paar handige tips over hoe je snel en handig met e-mail kunt werken in Outlook.

Om te beginnen is het handig om te kijken of je het aantal e-mails wat je dagelijks binnenkrijgt, kunt beperken. Daar zijn een aantal mogelijkheden voor. Bekijk een tijdje de e-mails die je ontvangt. Krijg je van bepaalde afzenders e-mails die je nooit leest of die geen toegevoegde waarde hebben? Maak er korte metten mee door er met je rechter muisknop op te klikken en vervolgens de optie ‘ongewenste e-mail’ en vervolgens ‘Afzender toevoegen aan de lijst met geblokkeerde afzenders' te selecteren. Vanaf nu zullen alle berichten van deze afzender meteen naar de map ‘Verwijderde items’ worden verplaatst.

De 2^e tip die ik je wil geven is om op één vast moment op de dag je e-mail af te werken. Het vaak ‘even checken’ van je Postvak In werkt erg verstorend op je concentratie. Bovendien lees je ‘dan even snel’ de nieuwe binnengekomen e-mail terwijl je eigenlijk met iets anders bezig was. Kortom, tijdverspilling; kies één of hooguit twee vaste momenten op de dag en werk dan ook alle e-mail af. Zet Outlook op de andere momenten gewoon uit.

Wanneer dat niet kan omdat je bijvoorbeeld ook de Agenda en/of de Takenlijst van Outlook gebruikt is het erg handig om de geluidssignalen en animaties uit te zetten die je ziet en hoort wanneer er nieuwe e-mail binnenkomt. Deze geluidssignalen en animaties werken uiteraard ook weer erg verstorend omdat je vaak niet de neiging kunt onderdrukken ‘snel even te kijken’. Je zet ze uit door in de menubalk te klikken op ‘Extra’, daarna ‘Opties’, dan ‘E-mailopties’  en ‘Geavanceerde e-mailopties’. Zet alle vinkjes in het kader ‘Bij het ontvangen van nieuwe items in mijn Postvak In’, uit. Klik daarna op OK. Vanaf nu zul je niet meer gestoord worden door geluidjes of animaties wanneer er nieuwe e-mails binnenkomen. Ik spreek uit ervaring als ik je zeg dat dit écht tijd bespaard!

Nog een handige tip is je e-mails waarop actie moet volgen te voorzien van een Taak. Dit kun je doen bij e-mails die binnen hebt gekregen en waar je zelf nog iets mee moet doen, maar het is ook handig bij verzonden e-mails. Bijvoorbeeld als reminder voor je zelf wanneer degene aan wie je de e-mail hebt verstuurd niet op de afgesproken tijd heeft gereageerd. Klik daarvoor met je rechter muisknop op de e-mail. Kies ‘Opvolgen’ en daarna een van de opties. Als je een herinnering wilt krijgen op de dag en tijd dat je de Taak hebt gezet, plaats dan een vinkje bij ‘Herinnering’.

Als je e-mail leest handel het dan ook meteen af. We zijn geneigd e-mails ‘even snel’ te lezen en op een ander moment af te handelen. Dit is regelrechte tijdverspilling; je moet de e-mail dan nog een keer lezen. Dus, als je een e-mail leest, handel deze dan meteen af.

Zorg dat aan het einde van de dag je Postvak In leeg is. Een berg e-mails in je Postvak In, het komt voor dat mensen duizenden mails in hun Postvak In hebben staan, heeft hetzelfde effect als een overvol bureau; chaos! Een leeg Postvak In krijg je uiteraard door e-mails op geregelde momenten af te handelen. Als je e-mails wilt bewaren kun je dat doen in submappen. Deze maak je aan onder je Postvak In. Bijvoorbeeld een submap voor bepaalde klanten, je leidinggevende, een voor ‘nog af te handelen e-mail’, etcetera.

Submappen maak je door in het mappennavigatievenster aan de linkerkant van je Outlookvenster met je rechter muisknop te klikken op Postvak In. Kies daarna ‘Nieuwe map’ en geef de nieuwe map een naam. Het kan ook handig zijn weer submappen binnen de submappen te maken. Bijvoorbeeld als je onder Postvak In een map ‘Medewerkers’ hebt aangemaakt, dan kun je in deze map weer mappen maken van de medewerkers waar je e-mails van wilt bewaren.

E-mails verplaatsen naar de submappen doe je door ze simpelweg ‘te verslepen’ met je linker muisknop ingedrukt. 

Uiteraard zijn er nog véél meer Outlook tips te vergeven. Als je daar belangstelling voor hebt, meld je dan aan voor de workshop ‘Efficiënter werken met Outlook op donderdag 1 april in Aristo Utrecht. Klik hier voor meer informatie over deze workshop. Uiteraard kan het ook handig (en goedkoper) zijn als ik deze workshop incompany bij jou in je organisatie kom geven. Bel me even voor de mogelijkheden!

Veel succes met de e-mailtips!

Met vriendelijke groet,

Jeroen Engelaer

Engelaer Training & Advies

Jeroen Engelaer leert de middenkaderleidinggevende succesvol te worden in het leiding geven.
Bel even 072 – 785 14 74 of 06 – 305 444 27 voor meer info.

U kunt zich hier aanmelden voor de gratis nieuwsbrief

Als u de nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen klik dan hier

Uw reactie op deze nieuwsbrief wordt zeer op prijs gesteld! Stuur een e-mail

Als u anderen kent voor wie deze nieuwsbrief interessant kan zijn stuur hem dan door! En bij voorbaat dank daarvoor!